Gizlilik Politikası

1. Kim sorumlu?

ServisTakip'te iki farklı rol vardır:

• Servis hesabı, servis personeli ve web sitesi ziyaretçileri için veri sorumlusu ServisTakip'tir.
• Servislerin kendi müşterileri, araçları ve iş emirleri için veri sorumlusu, o müşteriye hizmet veren servistir. ServisTakip bu verileri servis adına ve onun talimatıyla, veri işleyen olarak işler. Aracınızı bir servise bıraktıysanız, verilerinize ilişkin talepleriniz için önce o servise başvurmanız gerekir; servis bize ulaştığında ona yardımcı oluruz.

2. Hangi verileri işliyoruz?

Servis hesabı ve personel:

• Servisin unvanı, vergi numarası (şahıs işletmelerinde T.C. kimlik numarası), vergi dairesi, adresi, telefonu, e-postası, logosu ve şube bilgileri.
• Personelin adı soyadı, e-posta adresi, telefonu, rolü ve yetkileri, işçilik saat ücreti, son giriş zamanı; iş emirlerinde tuttuğu çalışma süreleri ve yaptığı değişiklikler.

Servisin müşterileri ve araçları (servis adına):

• Müşterinin adı soyadı ya da firma adı, telefon numaraları, e-postası, adresi; fatura için T.C. kimlik numarası ya da vergi numarası ve vergi dairesi.
• Araç bilgileri: plaka, marka, model, yıl, renk, şasi ve motor numarası, kilometre; muayene, sigorta ve kasko bitiş tarihleri; ruhsat ve sigorta belgeleri; araç sahipliği geçmişi.
• Servis kayıtları: kabul kaydı (kilometre, yakıt seviyesi, hasar işaretleri, araçta bırakılan eşyalar, şikâyetler), kabul, hasar, işlem ve teslim fotoğrafları, iş emirleri, teklifler ve müşteri kararları, faturalar ve ödemeler, sigorta dosya bilgileri.
• Aracı müşteri adına getiren ya da teslim alan kişinin adı, telefonu ve yakınlığı; teslimde ve kabulde alınan imza.
• Müşteriye gönderilen SMS'lerin metni, gönderim zamanı ve iletim durumu; memnuniyet anketine verilen puan ve yorum.
• Müşterinin KVKK bildirimi ve ticari ileti onayı ile bunların zamanı.

Müşteri bağlantı ekranı:

• Ekrana girişte telefona gönderilen tek kullanımlık kod (yalnızca karma değeriyle saklanır), deneme sayısı ve doğrulama zamanı.
• Tarayıcıda üretilen rastgele bir cihaz kimliği ve oturum çerezi. Bu kimlik cihazınızın donanımından türetilmez; yalnızca aynı bağlantıyı yeniden açtığınızda sizi tanımak için kullanılır.
• Teklif kalemleri için verdiğiniz onay ya da ret kararları ve zamanı.

Tanıtım sayfasındaki demo talep formu:

• Adınız soyadınız, servisinizin adı, telefonunuz ve isterseniz e-postanız, şehriniz, personel sayınız ve notunuz. Bu bilgiler size dönüş yapabilmemiz için ekibimize e-postayla iletilir; veritabanına kaydedilmez.

Güvenlik kayıtları:

• Giriş, şifre sıfırlama, kod doğrulama ve demo talebi denemeleri; kötüye kullanımı sınırlamak için IP adresi ve denenen e-posta adresi, bağlantı ya da telefon numarası ile birlikte kısa süre tutulur.
• Müşteri, araç, iş emri ve teklif kayıtlarında yapılan değişikliklerin denetim kaydı: değişikliği yapan personel, zaman ve kaydın önceki ve sonraki hâli.

Mobil uygulama:

• Kamera: plaka ve şasi numarası okuma, kabul ve teslim fotoğrafları ile barkod okuma için. Plaka ve şasi numarası okuma telefonun kendi üzerinde yapılır; okuma için çekilen görüntü sunucularımıza gönderilmez. Kabul, hasar, işlem ve teslim fotoğrafları ise iş emrine eklenmek üzere yüklenir.
• Bildirimler: izin verirseniz, uygulama bildirimleri için personel hesabınıza bağlı bir bildirim kimliği ve cihazınızın platformu (iOS ya da Android) kaydedilir.

Toplamadıklarımız: konumunuzu toplamayız. Reklam kimliği, analiz ya da izleme aracı kullanmayız. Müşteri bağlantı ekranında servis personelinin imzası gösterilmez.

3. Verileri hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işliyoruz?

• Hizmeti sunmak: servis hesabını açmak, personelin giriş yapması, iş emri, teklif, stok, randevu ve ödeme kayıtlarının tutulması, müşteriye SMS ve bağlantı gönderilmesi. Hukuki sebep: sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m.5/2-c) ve servis adına işlenen veriler bakımından servisin talimatı.
• Hesapları ve verileri korumak: giriş denemelerinin sınırlanması, müşteri ekranına kodla giriş, denetim kaydı. Hukuki sebep: meşru menfaat (m.5/2-f) ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülük (m.12).
• Yasal yükümlülükleri yerine getirmek: fatura ve muhasebe kayıtları, yetkili kurumların talepleri. Hukuki sebep: kanunlarda açıkça öngörülme ve hukuki yükümlülük (m.5/2-a, ç).
• Demo talebine dönüş yapmak: formda bıraktığınız bilgilerle sizinle iletişime geçmek. Hukuki sebep: sözleşmenin kurulmasından önce talebiniz üzerine yapılan işlemler (m.5/2-c).
• Toplu ve ticari SMS: yalnızca servisin, ticari ileti onayı kaydettiği müşterilerine gönderilir. Onay, servis tarafından alınır ve kaydedilir.

4. Verileri kimlerle paylaşıyoruz?

Verileri satmıyoruz. Hizmeti sunabilmek için yalnızca şu alıcı gruplarıyla, gereken kadarını paylaşırız:

• Barındırma ve altyapı hizmeti sağlayıcıları: veritabanı, kimlik doğrulama, dosya (fotoğraf ve belge) depolama, uygulama sunucusu ve web sitesinin barındırılması. Bu sağlayıcıların sunucuları yurt dışında bulunabilir.
• SMS hizmet sağlayıcısı: müşteri SMS'lerinin ve doğrulama kodlarının iletilmesi için alıcının telefon numarası ve mesaj metni. Türkiye'de yerleşik bir sağlayıcıdır.
• E-posta gönderim hizmet sağlayıcısı: demo talep formundaki bilgilerin ekibimizin e-posta kutusuna iletilmesi. Yurt dışı.
• Bildirim iletim hizmeti sağlayıcıları: mobil uygulama bildirimlerinin, telefonunuzun işletim sistemine ait bildirim altyapısı üzerinden personel cihazlarına iletilmesi. Yurt dışı.
• Yazı tipi sağlayıcısı: web sayfaları açıldığında yazı tipleri bir yazı tipi sunucusundan yüklenir; bu sırada IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz o sunucuya ulaşır. Yurt dışı.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: kanunun zorunlu kıldığı hâllerde, talep edilen kadarıyla.

Bir servisin kayıtları başka bir servise açılmaz. Servis, kendi müşterisinin verilerini kendi işi için (ör. sigorta şirketi veya parça tedarikçisiyle) paylaşıyorsa, bu paylaşımın sorumlusu servistir.

Müşteri ekranındaki yol tarifi ya da WhatsApp düğmelerine dokunduğunuzda Google Haritalar veya WhatsApp yeni bir sekmede açılır; o andan sonrası ilgili hizmetin kendi politikasına tabidir.

Yurt dışındaki sağlayıcılara aktarım, KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen güvencelere uygun olarak yapılır.

5. Çerezler ve cihazda saklanan bilgiler

Yalnızca hizmetin çalışması için zorunlu olanları kullanırız; analiz, reklam ya da izleme çerezi kullanmayız.

• Oturum çerezleri: personelin oturumunu açık tutar. Tarayıcı betiklerinin okuyamayacağı biçimde (HttpOnly) saklanır.
• Müşteri ekranı çerezi: bağlantıyı doğruladığınız cihazı 90 gün hatırlar, böylece her açışta yeniden kod istenmez.
• Tarayıcı belleği: oturum bilgisi ve müşteri ekranındaki rastgele cihaz kimliği.
• Arayüz tercihi: kenar menüsünün açık ya da kapalı olması.
• Mobil uygulamada oturum bilgisi, iOS Anahtar Zinciri ve Android Keystore'da yalnızca o cihaza ait olarak saklanır ve buluta yedeklenmez.

6. Ne kadar saklıyoruz?

• Servis hesabı ve servis adına işlenen kayıtlar: hizmet sözleşmesi sürdüğü müddetçe. Sözleşme sona erdiğinde servisin talebiyle silinir ya da anonim hâle getirilir; vergi ve ticaret mevzuatının saklanmasını zorunlu kıldığı kayıtlar bu süreler boyunca saklanır.
• Müşteri ekranına giriş kodu: 5 dakika geçerlidir.
• Müşteri bağlantısı: araç için 180 gün, aracı müşteri adına teslim alacak kişi için 14 gün geçerlidir; araç başka birine geçtiğinde kapanır.
• Müşteri ekranı cihaz çerezi: 90 gün.
• Giriş denemesi kayıtları: yaklaşık 1 gün.
• Fotoğraflara erişim bağlantıları: her açılışta yeniden üretilir ve 1 saat geçerlidir.

Uygulamada bir müşteri, araç ya da fotoğraf kaydını sildiğinizde kayıt listelerden ve ekranlardan kalkar; kalıcı olarak silinmesi için bize yazabilirsiniz.

7. Verileri nasıl koruyoruz?

• Tüm bağlantılar şifrelidir (HTTPS).
• Her servisin verisi veritabanı düzeyinde ayrılmıştır; bir servisin hesabı başka bir servisin kaydını okuyamaz.
• Fotoğraflar ve belgeler herkese kapalı bir depoda durur ve yalnızca aynı servisin yetkili kullanıcılarına, kısa süreli bağlantılarla açılır.
• Müşteri ekranı tek kullanımlık SMS koduyla açılır; kodlar ve oturum anahtarları düz metin olarak saklanmaz.
• Giriş ve kod denemeleri IP adresi ve kimlik başına sınırlanır.
• Personel yetkileri ayrı ayrı belirlenir; pasif hâle getirilen kullanıcı giriş yapamaz.

8. Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları oluşmuşsa silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarıldığı kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Servis hesabı, personel ya da web sitesiyle ilgili başvurularınızı hello@midalabs.ai adresine iletebilirsiniz. Başvurunuzu en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak yanıtlarız. Bir servisin müşterisiyseniz başvurunuzu o servise yapın; servis bize ilettiğinde yerine getirilmesine yardımcı oluruz.

9. Çocuklar

ServisTakip işletmelere yönelik bir hizmettir; 18 yaşından küçüklerin hesap açması ya da kullanması amaçlanmaz.

10. Değişiklikler

Bu politikayı ürün değiştikçe güncelleriz. Güncel metin her zaman bu sayfadadır; önemli değişiklikleri servis hesaplarına ayrıca duyururuz. Son güncelleme tarihi sayfanın başında yazar.

11. İletişim

Mida Yazılım A.Ş. · Balıkesir Teknokent · hello@midalabs.ai